ลดความยุ่งยากในการทำนัดหมายเพื่อการประชุม

สำหรับมนุษย์เงินเดือนย่อมเป็นที่รู้กันอยู่แล้วว่า การที่ต้องเป็นคนจัดตารางการประชุมให้กับเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าเป็นความปวดหัวอย่างหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากเหตุผลหลายๆประการ เช่น

  1. ทุกคนเวลาว่างไม่ตรงกัน
  2. ห้องประชุมว่างไม่ตรงกับวันที่ต้องการ
  3. เสียเวลาในเรื่องของการยืนยันการเข้าประชุม
  4. เกิดความวุ่นวายในกรณีที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องการเปลี่ยนวันประชุม
  5. ฯลฯ

จริงๆแล้วการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการนัดการประชุมมีอยู่หลายวิธี แต่โพสต์นี้จะขอแนะนำวิธีที่ง่ายที่สุดที่แม้แต่คนที่ไม่ค่อยเชี่ยวชาญเรื่องไอทีก็สามารถทำได้ไม่ยาก ซึ่งผมหมายถึงการใช้บริการออนไลน์ Doodle.com นั่นเอง


เมื่อคุณสมัครใช้งาน Doodle (ซึ่งแน่นอนว่าจะต้องมีเวอร์ชั่นฟรีให้ใช้งานด้วย) คุณก็จะสามารถเริ่มทำการนัดหมายประชุมได้ โดยผมขอสรุปขั้นตอนในการใช้งาน Doodle อย่างสั้นๆ เข้าใจง่ายๆ ดังนี้

  1. ผู้ทำการนัดประชุมสร้างตารางนัดหมาย และระบุวันว่างในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น 2 อาทิตย์ เผื่อให้เป็นตัวเลือกสำหรับผู้เข้าประชุมคนอื่น
  2. กำหนดผู้เข้าร่วมประชุมในรูปแบบของอีเมล เพื่อส่งไปยังอีเมลของคนเหล่านั้น
  3. ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นทำการระบุวันว่างของตัวเอง ซึ่งในระหว่างที่กำหนดวันว่างของตัวเองนั้น ก็จะสามารถเห็นวันว่างของคนอื่นที่ใส่ข้อมูลมาก่อนแล้วด้วย
  4. ผู้ทำการนัดประชุมตัดสินใจเลือกวันว่างที่ตรงกันทุกคน

เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น คุณสามารถดูตัวอย่างการทำนัดหมายได้จากรูปด้านล่างนี้ประกอบ

Credited: Sample image from doodle.com

เห็นหรือไม่ครับ ด้วยวิธีง่ายๆ ที่จะเป็นการลดการโทรศัพท์สอบถามไปมา ใช้อีเมลให้เป็นประโยชน์ เพียงแค่นี้ คุณก็จะสามารถกำหนดนัดวันประชุมได้โดยไม่เสียเวลาเหมือนในอดีต เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เป็นอย่างดี

หรืออีกทางหนึ่ง คุณสามารถติดต่อรับบริการผู้ช่วยเสมือน (Virtual Assistant) จากเราได้ ให้เราบริหารจัดการตารางนัดหมายการประชุมที่ยุ่งเหยิงให้กับคุณ คลิกเพื่อติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา

URL แบบสั้น: http://b8n.me/YBCJDA

Author Profile

admin
admin
ผู้ดูแลเว็บไซต์ bangkokoutsourcing.com
ประสบการทำงานมากกว่า 25 ปี
ฝันที่อยากจะให้ธุรกิจเอาท์ซอร์สของประเทศไทยพัฒนาขึ้นไปอีกระดับ

Related posts:

No Comments

Leave a Comment