Tag Archives : เครื่องมือ

การใช้เทคนิค 5 Whys ในการหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา


ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นปัญหาในการทำงาน หรือปัญหาในชีวิตประจำวันเองก็ตาม มักจะมีสาเหตุจากปัจจัยอย่างเดียวหรือหลายอย่างประกอบกัน ซึ่งปัญหาหลายๆอย่างนั้นก็อาจมีความเกี่ยวข้องกันหรือไม่เกี่ยวข้องกันก็ได้ ซึ่งหากเราไม่สามารถแยกแยะสาเหตุของปัญหานั้นได้ชัดเจน ก็ยากที่เราจะสามารถหาสาเหตุที่แท้จริง (Root cause) ของปัญหาได้ ซึ่งจะส่งผลให้เราไม่สามารถแก้ปัญหาได้ตรงจุดนั่นเอง เทคนิคง่ายๆที่ใช้ในการหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหานั้น ทำได้ด้วยการใช้เทคนิคที่เรียกว่า 5 Whys หรือการถาม “ทำไม” ซ้ำๆกัน 5 ครั้งนั่นเอง ข้อดีของเทคนิค 5 Whys ช่วยให้เราสามารถหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาได้ง่าย สามารถทราบถึงความสัมพันธ์ระหว่างสาเหตุของปัญหาต่างๆได้ ทำได้ง่าย ไม่ต้องใช้ความรู้ทางสถิติแต่อย่างใด วิธีใช้งาน กำหนดปัญหาที่เราต้องการหาสาเหตุ ถาม “Why” .. ทำไมถึงเกิดปัญหานั้น? ถ้าคำตอบที่ได้ยังไม่ใชัดเจน ก็ให้ถาม Why ซ้ำเป็นครั้งที่ 2 ทำขั้นตอนที่ 2 และ 3 ซ้ำไป 5 ครั้ง หรือจนเมื่อเราได้พบสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง (Root cause) ตัวอย่าง ปัญหา นำ้มันรถหมดขณะขับรถกลับบ้าน “ทำไม” น้ำมันรถถึงหมด? – เพราะไม่ได้เติมน้ำมันให้เพียงพอ “ทำไม” ถึงไม่ได้เติมน้ำมันให้พอ? – เพราะเกจวัดน้ำมันเสีย จึงคิดว่ายังมีน้ำมันเหลือ…

Read More »

ทักษะด้านเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับคนที่ทำงานนอกสำนักงาน (Remote Worker)


คนที่ต้องทำงานนอกสถานที่ ไม่ว่าจะทำงานจากที่บ้าน หรือสถานที่อื่นๆนอกสำนักงาน มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีทักษะในเรื่องของการใช้ไอทีในการที่จะทำให้งานของคุณสำเร็จลุล่วงไปได้ ทักษะ 10 ข้อด้านล่างเป็นเสมือนเช็คลิสต์ให้คุณได้ตรวจสอบตัวเองว่าคุณมีทักษะดีพอที่จะทำงานนอกสถานที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือยัง อีเมล การอ่านอีเมลและการเขียนอีเมลเป็นทักษะที่สำคัญ คุณต้องสามารถเช็คอีเมลได้ทุกที่ทุกเวลา อีกทั้งการโต้ตอบทางอีเมลยังเป็นช่องทางการสื่อสารที่สำคัญระหว่างคุณกับคุณอื่นในขณะที่คุณไม่ได้นั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะในสำนักงาน การเช็คเมลผ่านมือถือ, ตรวจสอบไฟล์แนบ, การตอบกลับอีเมล ล้วนแต่เป็นทักษะพื้นฐานที่คุณจำเป็นต้องทำให้ได้ Wi-Fi การเชื่อมต่อ Wi-Fi จากสถานที่ต่างๆ ไม่ว่าจะผ่าน Hotspot หรือผ่านสมาร์ทโฟนล้วนเป็นทักษะที่ต้องเรียนรู้ (ในครั้งแรก) รวมไปถึงทักษะในการแก้ปัญหาต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นจากผู้ให้บริการ Wi-Fi หรือเกิดจากอุปกรณ์ของเราเองก็ตาม Instant Messaging ไม่ว่าจะเป็นไลน์, Facebook Messenger, Skyle หรือ IM ยอดนิยมอื่นๆ เนื่องจากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานแต่ละคนอาจจะใช้ IM ไม่เหมือนกัน เราควรเรียนรู้การใช้งาน IM ยอดนิยมต่างๆไว้บ้างเพื่อไม่ให้เป็นอุปสรรคในการสื่อสารกับผู้อื่น Web Conference เช่น Skype หรือ GoToMeeting หรือบริการประชุมทางการผ่านคลาวด์อื่นๆ จะทำให้คุณสามารถเพิ่มศักยภาพในการสื่อสารกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานได้เป็นอย่างดี Collaboration Tools หรือเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น G-Suite หรือ Slack ล้วนแล้วแต่จะทำให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น การสร้างและแชร์เอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการทำผ่าน Cloud…

Read More »

การบันทึกเวลาที่ใช้ในการทำงานสำหรับอาชีพ Freelance


สำหรับคนที่มีอาชีพรับจ้างอิสระ หรือที่เราคุ้นกับคำว่าฟรีแลนซ์ (Freelance) โดยเฉพาะงานที่เป็นลักษณะออนไลน์ มักจะต้องมีการคิดค่าจ้างหรือค่าบริการขึ้นอยู่กับเวลาที่ใช้ไป สำหรับงานใหญ่ๆ เช่น งานพัฒนาโปรแกรม หรืองานติดต่อประสานงานโครงการขนาดใหญ่ เราอาจสามารถคิดเป็นลักษณะของค่าบริการต่อวัน (man-day) หรือต่อเดือน (man-month)  แต่สำหรับงานบางอย่างที่มีความซับซ้อนและต้องใช้เวลาในการดำเนินการหลายช่วงเวลา การบันทึกเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง หรือหากเป็นงานที่ทำลักษณะเป็นทีม การคำนวนเวลาที่ใช้ไปสำหรับลูกค้าแต่ละรายก็ยิ่งเป็นสิ่งที่ทำได้ยากถ้าไม่ใช้ซอฟท์แวร์หรือโปรแกรมช่วย Toggl เป็นบริการหนึ่งที่จะช่วยให้เราสามารถติดตามเวลาที่เราใช้ไปในแต่ละงานได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังสามารถติดตามงานในลักษณะของทีมได้ด้วย (แน่นอน เราสามารถเลือกสมัครแพ็คเกจแบบฟรีได้) การใช้งาน Toggl นั้นทำได้ง่าย ด้วยการป้อนข้อมูลงานที่ต้องการติดตามเวลา แล้วกดปุ่ม Start จากนั้นโปรแกรมก็จะจับเวลาไปเรื่อยๆจนกว่าเราจะกดปุ่ม Stop ซึ่งเราสามารถดูผลการติดตามงานต่างๆได้ผ่านทางระบบรายงานที่ดูสวยงาม นอกจากนั้น Toggl ก็ยังมีแอพบนมือถือให้เลือกใช้ได้ตามต้องการ เหมือนที่เคยได้ยินกันมา “เวลาทุกนาทีมีค่า” อย่าปล่อยให้มันเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ การติดตามการใช้เวลาในแต่ละวันหรือแต่ละงานจะทำให้เราสามารถรับรู้ถึงต้นทุนด้านเวลาในการทำงานใดๆได้ดีขึ้น

Read More »

ประหยัดต้นทุนการทำงานเอกสารด้วยโปรแกรมชุดสำนักงานฟรี


การใช้งานโปรแกรมชุดสำนักงานนั้นเป็นสิ่งจำเป็นในการทำงานอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์เอกสาร, ทำตารางคำนวน หรือทำสไลด์นำเสนองานให้หัวหน้าหรือลูกค้า ซึ่งโปรแกรมยอดนิยมที่เรามักจะคุ้นเคยก็คงหนีไม่พ้นโปรแกรม Microsoft Office จากบริษัทไมโครซอฟท์นั่นเอง คุ้นเคยขนาดไหนดูได้จากการที่เราเรียกชื่อทั่วไปของโปรแกรม Word Processing ว่า Word หรือไฟล์นำเสนอว่า PowerPoint นั่นเอง (เหมือนที่เรามักเรียกเครื่องถ่ายเอกสารว่าเครื่องซีร็อกซ์) แต่เนื่องจากโปรแกรม MS Office เป็นโปรแกรมที่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์(ไลเซ่นส์)ในการใช้งาน ซึ่งหลายๆคนก็เลี่ยงไปใช้โปรแกรมที่ไม่ถูกลิขสิทธิ์ ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งที่ผิดกฏหมาย ในบทความนี้จึงจะขอแนะนำโปรแกรมชุดสำนักงานฟรีที่สามารถใช้ทดแทนได้ไม่แพ้กันครับ โปรแกรมแรกเป็น Open Source ที่เราสามารถนำมาใช้ได้ฟรี ชื่อ LibreOffice ซึ่งโปรแกรมนี้สามารถดาวน์โหลดฟรีได้ที่ http://www.libreoffice.org ซึ่งโปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถในการทำงานสูง และยังเป็นที่นิยมในกลุ่มคนที่ใช้โปรแกรม Open Source เป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งขณะนี้ ตัวโปรแกรมเริ่มมีการปรับการใช้งานให้น่าใช้ยิ่งขึ้น เช่น ในเวอร์ชั่น 5.3 ที่กำลังจะออกจะมีเมนูที่คล้าย Ribbon Menu ของ MS Office มาก ซึ่งคาดว่าจะทำให้โปรแกรมนี้มีคนนิยมเพิ่มมากขึ้นอย่างแน่นอน ส่วนอีกโปรแกรมก็จะเป็นโปรแกรมบนคลาวด์ ของ Google ชื่อ Google Docs นั่นเอง ใครที่จะใช้โปรแกรมนี้ก็เพียงมีแค่บัญชีของกูเกิ้ล ก็สามารถใช้งานได้ฟรี โดยเปิดบราวเซอร์ไปที่ http://docs.google.com ก็จะสามารถใช้งานโปรแกรมพื้นฐานต่างๆได้ทันที…

Read More »